Backup do Microsoft 365: por que a sua empresa precisa de um

Quando a empresa migra o e-mail e os arquivos para o Microsoft 365, é natural sentir que o problema do backup acabou. Afinal, os dados estão num serviço de nuvem grande, com infraestrutura redundante. Essa sensação é compreensível, mas mistura duas coisas diferentes: disponibilidade do serviço e proteção dos seus dados. O provedor cuida da primeira. A segunda, em boa parte, continua com você.

O modelo de responsabilidade compartilhada

Todo serviço de nuvem funciona com uma divisão de responsabilidades. De forma simplificada, no Microsoft 365:

A replicação que o provedor faz serve para manter o serviço no ar se um equipamento falhar. Ela não distingue um arquivo apagado por engano de um arquivo apagado de propósito: se você apaga, a exclusão é replicada também. Se um ransomware criptografa os arquivos sincronizados no OneDrive, a versão criptografada é a que passa a valer.

Por que lixeira e retenção não substituem backup

O Microsoft 365 tem recursos úteis: lixeira de e-mail, lixeira do OneDrive e do SharePoint, histórico de versões, políticas de retenção. Eles ajudam no dia a dia, mas têm limites que um backup de verdade não tem:

• Prazo limitado. Itens apagados ficam disponíveis por um período e depois são removidos de vez. Se ninguém percebe a falta a tempo, não há como voltar.
• Dependem de configuração. Políticas de retenção precisam ser criadas e mantidas, e muitas empresas usam só o padrão sem saber o que ele cobre.
• Ficam no mesmo ambiente. Se a conta de um administrador for comprometida, o atacante pode alterar políticas, esvaziar lixeiras e apagar dados no mesmo lugar onde estão as "cópias".
• Restauração trabalhosa. Recuperar uma pasta inteira de um mês atrás, ou a caixa de um funcionário que saiu, nem sempre é simples com as ferramentas nativas.
• Licença atrelada ao usuário. Quando um funcionário sai e a licença é removida, os dados dele podem ser apagados depois de um tempo, se nada for feito antes.

Retenção é uma ferramenta de conformidade e de recuperação rápida. Backup é uma cópia independente, fora do ambiente original, que você controla e pode restaurar quando quiser.

Situações reais em que o backup faz falta

Exclusão acidental descoberta tarde

Um colaborador reorganiza as pastas do SharePoint e apaga, sem perceber, a pasta de contratos de um cliente. Meses depois, alguém procura um documento e ele não existe mais. Sem backup, a lixeira já foi esvaziada.

Funcionário que sai da empresa

A licença é liberada para o substituto, e a caixa de e-mail antiga com anos de conversas com fornecedores desaparece. Às vezes ela era a única fonte de um acordo comercial.

Ransomware e sincronização

Um notebook infectado criptografa os arquivos locais, e o cliente do OneDrive sincroniza as versões criptografadas para a nuvem. O histórico de versões pode ajudar, mas restaurar milhares de arquivos um a um é inviável. Leia mais em como proteger servidores de ransomware.

Conta comprometida

Um ataque de phishing captura a senha de um usuário sem autenticação em dois fatores. O invasor apaga e-mails para esconder rastros ou usa a conta para golpes. Restaurar o estado anterior exige uma cópia que o invasor não alcançou.

O que proteger

Um backup completo do Microsoft 365 deve cobrir:

• E-mail (Exchange Online): caixas de entrada, pastas, anexos, calendário e contatos de cada usuário, além das caixas compartilhadas.
• OneDrive: os arquivos de trabalho de cada pessoa, que muitas vezes substituem a antiga pasta pessoal no servidor.
• SharePoint: bibliotecas de documentos dos sites e das equipes, onde costumam ficar os arquivos compartilhados por departamento.

Arquivos compartilhados em canais de equipes normalmente ficam guardados em bibliotecas do SharePoint, e os enviados em conversas individuais, no OneDrive de quem enviou. Por isso, proteger essas duas áreas também cobre boa parte dos documentos trocados no dia a dia.

Como deve ser um bom backup do Microsoft 365

1. Automático: roda sozinho, várias vezes ao dia ou diariamente, sem depender de alguém lembrar.
2. Fora do ambiente da Microsoft: a cópia fica em outra infraestrutura, com credenciais separadas. Isso segue o princípio da regra 3-2-1 de backup.
3. Criptografado: em trânsito e armazenado.
4. Com retenção definida por você: quantos dias, meses ou anos de versões guardar, de acordo com a necessidade do negócio.
5. Com acesso protegido: autenticação em dois fatores no painel do backup, para que uma senha vazada não permita apagar as cópias.
6. Com restauração granular: recuperar um e-mail, uma pasta, um arquivo numa versão específica, ou a conta inteira de um usuário.

Restauração: o teste que importa

Backup que nunca foi restaurado é uma suposição. Inclua na rotina:

• restaurar periodicamente um arquivo e um e-mail aleatórios, para confirmar que funciona;
• saber para onde restaurar: no lugar original, em outra pasta ou em outra conta;
• conferir que contas desligadas continuam protegidas pelo tempo que a empresa precisa;
• documentar quem pode pedir restauração e como.

Como a DataHead pode ajudar

O backup em nuvem da DataHead protege e-mail, OneDrive e SharePoint do Microsoft 365, além de servidores, VMs e computadores. As cópias são automáticas, criptografadas e ficam no nosso datacenter em Londrina, no Brasil, fora do ambiente da Microsoft. O painel tem autenticação em dois fatores, retenção e versões configuráveis, e a restauração pode ser de um arquivo ou de uma conta inteira. Para grandes volumes de arquivos, o storage S3 pode complementar. Quer saber como ficaria para o seu número de usuários? Fale com a gente pelo fale conosco.