O que está em jogo em um escritório de advocacia
O escritório de advocacia guarda informações que o cliente confiou sob sigilo: estratégias processuais, contratos em negociação, documentos societários, provas, dados pessoais de partes e testemunhas. Um vazamento não é só um problema técnico; afeta a relação de confiança com o cliente e pode ter consequências éticas e legais para o escritório.
Ao mesmo tempo, a rotina é cada vez mais móvel. Advogados despacham no fórum, atendem clientes fora, trabalham de casa e precisam abrir a pasta de um processo a qualquer momento. As soluções improvisadas costumam ser:
- Pastas compartilhadas em um computador do escritório, acessadas por programas de acesso remoto sem controle.
- Documentos espalhados em pen drives, e-mails e notebooks pessoais.
- Backup inexistente, ou feito em um HD que fica no próprio escritório.
- Ex-colaboradores que continuam com acesso porque ninguém sabe exatamente quem tem senha do quê.
Documentos centralizados em um servidor no Brasil
A proposta é simples: concentrar os documentos e os sistemas do escritório em um servidor no nosso datacenter em Londrina, e controlar com rigor quem acessa. Dependendo do tamanho do escritório:
- VPS com Windows Server ou Linux, para servidor de arquivos e sistemas de gestão de processos instalados localmente, com snapshots e backup programado.
- Servidor dedicado, para escritórios maiores ou que preferem uma máquina física exclusiva, sem compartilhar hardware com outros clientes.
- Cloud privada, quando há várias unidades, muitos usuários ou mais de um servidor.
Os dados ficam no Brasil, em um prédio com controle de acesso biométrico, CFTV com gravação e vigilância 24 horas. A estrutura física está descrita na página do datacenter em Londrina.
Acesso remoto seguro, com credencial individual
O ponto mais sensível em escritórios é o acesso remoto. Com o firewall gerenciado, cada advogado, estagiário ou colaborador entra por VPN com usuário próprio. O servidor não fica exposto na internet, o IDS/IPS identifica tentativas de invasão e as regras são mantidas pela nossa equipe.
Isso traz controles que fazem diferença no dia a dia:
- Desligamento imediato: quando alguém deixa o escritório, o acesso é revogado e pronto.
- Permissões por pasta: o servidor de arquivos permite que cada área ou cliente tenha acesso restrito a quem trabalha no caso.
- Unidades conectadas: escritórios com mais de uma sede se ligam por VPN site a site.
Backup criptografado: o documento certo, na versão certa
Em advocacia, perder um arquivo pode significar perder um prazo. O backup em nuvem faz cópias automáticas e criptografadas, com versões. Se alguém sobrescrever uma petição ou um ransomware criptografar a pasta de processos, é possível restaurar a versão anterior de um único arquivo ou o servidor inteiro.
Muitos escritórios usam o Microsoft 365 para e-mail e documentos compartilhados. O backup da DataHead também cobre e-mail, OneDrive e SharePoint, com retenção definida pelo escritório; entenda por que isso importa em backup do Microsoft 365. O painel de backup é protegido por autenticação em dois fatores.
Do ponto de vista da LGPD, servidor no Brasil, acesso individual, firewall e backup criptografado são medidas técnicas que o escritório pode demonstrar. As políticas internas e os contratos com clientes seguem sob responsabilidade do escritório.
Como começar
- Conversamos sobre o volume de documentos, os sistemas usados e quantas pessoas acessam, inclusive de fora.
- Indicamos a infraestrutura e enviamos proposta com valor mensal fechado, em reais.
- Planejamos a migração dos arquivos e a configuração das VPNs, com apoio da nossa equipe na implantação.
Fale com a gente pelo fale conosco. O atendimento comercial e técnico funciona de segunda a sexta, das 8h às 18h.
Perguntas frequentes
O sistema de gestão de processos funciona no servidor da DataHead?
Se ele é instalado em servidor, sim. Se o escritório já usa um sistema contratado como serviço pela internet, ele continua igual, e o servidor pode cuidar dos arquivos e documentos.
Os advogados conseguem acessar pelo notebook fora do escritório?
Sim, por VPN com usuário próprio. O acesso passa pelo firewall gerenciado e pode ser revogado a qualquer momento.
O que acontece se um notebook for roubado?
Se os documentos ficam no servidor, basta revogar a VPN daquele usuário. O backup também pode cobrir os notebooks, para recuperar o que estava salvo só no equipamento.
VPS ou servidor dedicado: qual o escritório precisa?
Para a maioria dos escritórios pequenos e médios, uma VPS atende. O servidor dedicado faz sentido com muitos usuários, grande volume de documentos ou quando se quer hardware exclusivo.
O backup do e-mail está incluído?
O backup do Microsoft 365, com e-mail, OneDrive e SharePoint, pode ser incluído na proposta junto com o backup do servidor.