Servidor em nuvem para escritórios contábeis que não podem perder prazo

A rotina contábil depende de um servidor que não falha na semana de entrega

Um escritório contábil vive de prazos. Obrigações acessórias, apuração de impostos, folha de pagamento e fechamento de balanços têm datas que não mudam porque o servidor travou. Ainda assim, muitos escritórios rodam tudo em um computador no canto da sala, que também guarda as pastas de cada cliente, os XMLs de notas fiscais e as planilhas de conferência.

Os problemas aparecem sempre na pior hora:

• Lentidão na semana de entrega, quando toda a equipe importa notas, gera arquivos e transmite declarações ao mesmo tempo.
• Volume de arquivos que só cresce: XMLs, arquivos digitais fiscais, extratos, guias e documentos digitalizados de cada cliente, ano após ano, ocupando um disco que ninguém planejou.
• Acesso remoto improvisado para quem trabalha de casa ou atende cliente fora, muitas vezes com programas de acesso remoto abertos para a internet.
• Risco de sequestro de dados. Escritórios contábeis são alvos atraentes para ransomware, porque guardam informações de muitas empresas em um lugar só.

Como o servidor em nuvem resolve

Os sistemas contábeis e fiscais que o escritório já usa passam a rodar em um servidor no nosso datacenter em Londrina, com energia, climatização e links de internet redundantes. A equipe acessa pelo próprio sistema ou por área de trabalho remota (RDP), do escritório ou de casa.

• VPS com Windows Server para escritórios pequenos e médios, com recursos dedicados e snapshot antes de cada atualização dos sistemas.
• Servidor dedicado quando muitos usuários usam o mesmo banco de dados ao mesmo tempo e o desempenho na semana de entrega precisa ser previsível.
• Cloud privada para escritórios maiores, que precisam separar servidor de sistemas, servidor de arquivos e acesso remoto.
• Storage S3 para o arquivo morto digital: documentos de anos anteriores que precisam ser guardados, mas não precisam ocupar o disco do servidor principal.

Veja como funciona a mudança em como tirar o servidor do escritório.

Acesso remoto sem abrir a porta para ataques

Deixar o acesso remoto exposto na internet é uma das portas de entrada mais conhecidas de ransomware. No servidor da DataHead, o acesso passa pelo firewall gerenciado: cada colaborador entra por VPN com credencial própria, o IDS/IPS bloqueia tentativas suspeitas e as regras são mantidas pela nossa equipe. Quando alguém sai do escritório, basta revogar o acesso dessa pessoa.

O backup em nuvem completa a proteção. As cópias são automáticas, criptografadas, com versões e acesso protegido por autenticação em dois fatores. Se um arquivo for corrompido ou criptografado por um ataque, você volta para a versão anterior. Também é possível incluir no backup o Microsoft 365 do escritório (e-mail, OneDrive e SharePoint), por onde circula boa parte da troca de documentos com clientes.

LGPD: o escritório guarda dados de muitas empresas e pessoas

Folha de pagamento, dados de funcionários dos clientes, CPF de sócios, informações bancárias. Um escritório contábil trata um volume grande de dados pessoais e, perante a LGPD, precisa demonstrar que adota medidas de segurança adequadas. A infraestrutura ajuda nisso:

• Os dados ficam no Brasil, no nosso datacenter em Londrina.
• O acesso físico ao datacenter é controlado por biometria, com CFTV com gravação e vigilância 24 horas.
• O acesso lógico é por usuário, com VPN e firewall, o que permite saber quem acessa o servidor.
• O backup é criptografado, com retenção definida em conjunto com o escritório.

A infraestrutura é parte da conformidade, não o todo: políticas internas, contratos e o controle de quem vê cada pasta continuam sendo responsabilidade do escritório.

Como começar

Começamos por um levantamento: quais sistemas o escritório usa, quantas pessoas acessam, quanto espaço os arquivos ocupam hoje e quem trabalha remoto. Com isso, montamos a proposta com valor mensal fechado em reais, sem variação cambial. A migração é agendada fora das semanas de entrega de obrigações, para não atrapalhar a rotina. Fale com a gente pelo fale conosco; o atendimento comercial e técnico funciona de segunda a sexta, das 8h às 18h.